Изображения: Unsplash. Рисунок: Юлия Замжицкая.
Дмитрий Записной, преподаватель английского языка, изучив опыт иностранных коллег, предлагает практические советы по проведению необычных мероприятий для работников.
Избегайте распространения информации через собрания.
Для этого можно использовать объявления и электронную почту. Вместо этого собрания должны направляться на выполнение других важных задач:
1. Построение отношений между сотрудниками.
Многие педагоги испытывают отсутствие связи и трудности с установлением контакта с коллегами, что провоцирует ощущение отдаленности от профессиональной деятельности.
2. Фокус на профессиональном развитии.
Собрание преподавателей – редкий случай, когда вся команда объединяется, поэтому нужно ценить это и применять его для роста профессиональных навыков.
3. Разбор проблем и принятие решений.
Важно привлекать всех преподавателей к принятию значимых решений. Организация собрания таким образом позволит каждому сотруднику эффективно участвовать в обсуждении.
Разработайте нормы проведения собрания
Ясные и общие правила помогают сформировать обстановку доверия, что является основой для эффективного взаимодействия.
В начале года на первом собрании целесообразно осуществить совместное создание нормативов, основывающихся на ценностях, ожиданиях и практическом опыте сотрудников.
Предложения формулировок правил для обсуждения могут выглядеть так:
- Встречи начнутся и завершатся в назначенное время.
- Мы будем учитывать друг другу мысли и мнения.
- Решение будут принимать по согласию всех сторон.
- Работу проведем согласно повестке, опубликованной за сутки до собрания.
- На собрании сосредоточимся на обозначенной теме или задаче.
Сотрудников, вероятно, нужно будет оповещать о новых нормах: кратко устно перед собраниями или с помощью плаката на хорошо заметном месте для проведения встреч.
Распределите роли между сотрудниками
Группа действует результативнее, когда каждый участник осознает свою роль.
На заседаниях кафедры исполняют три наиболее распространенные роли.
Методист.
Чаще всего это лицо руководит собранием и поощряет активное участие всех участников.
Протоколист.
Ведёт записи о заседании: имена участников, пункты повестки дня и все темы обсуждения. Готовит письменные протоколы и направляет их всем сотрудникам в течение 48 часов.
Табельщик.
Следит за расписанием и напоминает коллегам о завершении времени на каждый пункт обсуждения.
Можно задать различные роли. Постоянно ли их будут исполнять одни и те же люди, или это будет меняться, решать вам. Важно понимать, что чередование ролей развивает ответственность каждого сотрудника в разных сферах.
Включите коллег в формирование повестки собрания.
Повестка дня позволяет сотрудникам сфокусироваться на будущих обязанностях. Участие педагогов в составлении повестки увеличивает важность встречи для них.
Agenda должна содержать следующие разделы.
- Мероприятие имеет конкретную задачу, которую участники стремятся достичь вместе.
- замечания о том, кто должен присутствовать;
- прогнозируемое время заседания;
- место встречи (изменить нельзя!);
- Материалы, необходимые участникам для занятия.
- необходима ли предварительная подготовка участников;
- имена протоколиста и табельщика заседания.
Обеспечьте уютную атмосферу в комнате для встреч.
Чтобы участники вносили большой вклад в работу собрания и получали от него максимум пользы, необходимо создать комфортную обстановку, которая способствует выполнению целей совещания.
Вниманию следует уделить следующим деталям:
- Организация посадочных мест.
Для каждого мероприятия выберите оптимальную компоновку столов и стульев.
- Температура в помещении.
Перед началом мероприятия проветрите комнату и контролируйте температуру воздуха в ходе него.
- Освещение.
Лучше всего подходит яркий, но рассеянный свет. В ясную погоду стоит воспользоваться естественным освещением.
- Музыка.
Музыка с частотой от 65 до 80 ударов в минуту, как например «Don’t Worry, Be Happy», способна вызывать у людей положительные эмоции и улучшать настроение.
- Запах.
Ароматы способны значительно изменить атмосферу встречи. Важно выбрать подходящий из разнообразного ассортимента.
- Цвет.
Этот фактор воздействует на всех. Постарайтесь приукрасить помещение любыми имеющимися у вас способами. В презентациях воспользуйтесь цветной бумагой, яркими маркерами и так далее.
- Угощение.
Несладкие закуски, сладости и напитки могут дать энергию уставшим учителям после работы и стать хорошим средством для общения.
Дорогие коллеги, изучив иностранный опыт, я сделал вывод: новый взгляд на привычные дела и стремление к изменениям – это залог успешного, креативного и памятного события.