Фото: Ирина Боровская / Иллюстрация: Юлия Замжицкая
Исследователи говорятХроническая нехватка времени и сверхурочная работа — факторы риска эмоционального выгорания у педагогов. Проблема актуальна и для руководителей образовательных учреждений. Решение — не «всё успевать», а грамотное распределение ресурсов. Эксперт канала «Школьная команда» Ирина Боровская — доцент, бизнес-тренер, фасилитатор — рассказала о личной эффективности и как директору школы достигать целей с наименьшими затратами.
Личная продуктивность: понятие и значение для руководителя.
Руководитель школы осуществляет руководство многочисленным коллективом, состоящим из людей разного возраста. Каждому члену команды свойственны собственные жизненный опыт, умения и профессиональные качества. Необходимо найти баланс между потребностями каждого и выполнением образовательных стандартов. Это сложная задача, поэтому рабочий день руководителя часто переходит за стандартные восемь часов. В ежедневнике накапливается длинный список дел, растет общая усталость, и свободного времени практически не остается.
В таких обстоятельствах нужно укреплять стойкость, владеть навыками преодоления стресса и применять имеющиеся достоинства, чтобы сделать верный выбор как для себя лично, так и для группы.
Справится с задачами можно без постоянной работы круглосуточно. Возможно, список дел содержит излишние пункты, которые не нужно выполнять или не направлены на стратегические цели. Важнее всего быть результативным.
Эффективность человека проявляется в умении достигать быстрого результата, используя минимальное количество усилий и сохраняя высокое качество работы.
Речь идет не о личных достижениях и погоне за максимальным результатом, а именно об эффективности.
Работа над личной эффективностью — не простое действие, а процесс совершенствования инструментов для достижения целей. Развитие новых навыков помогает наладить правильное направление работы, мотивировать коллектив и сформировать собственный стиль руководства.
Профессиональные менеджеры непрерывно повышают свою эффективность, развивая карьеру. Руководители образовательных учреждений часто осваивают основы методом проб и ошибок, опираясь на практику и личный опыт. Такой подход может быть не самым эффективным.
Как стать эффективным директором
Эффективность работы каждого зависит от индивидуального подхода, учитывающего его психологию, умения и накопленный опыт.
Каждый руководитель имеет свой стиль работы и подход к подчиненным: кто-то авторитарный, кто-то демократичный, кто-то опирается на экспертизу, а кто-то вдохновляет харизмой. Поэтому набор практик для повышения личной эффективности у каждого будет индивидуальным.
Существуют общие пути для улучшения работы.
Самоменеджмент
Успешность деятельности зависит от развития управленческих и личных навыков.
Грамотное целеполагание и планирование
Важно определить цель, установить реалистичные показатели и найти пути её достижения.
Задача — распределить приоритеты и рационально использовать ресурсы. Также необходимо понимать свои индивидуальные особенности, черты характера, сильные и слабые стороны, а также подходы к решению задач, которые у вас наиболее эффективны.
- Целеполагание на основе SMART.
Аббревиатура SMART описывает пять критериев для постановки целей: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность и временной интервал.
- Каскадирование целей и декомпозицию задач.
Каскадирование подразумевает разбиение целей на несколько этапов и назначение конкретных задач каждому сотруднику, образуя так называемое «дерево целей».
- Учет типа производительности.
Люди бывают двух типов: кто работает линейно (делит задачи на мелкие шаги и выполняет их по очереди), и кто работает рывковыми (долго анализируют задачу, а затем доделывают её за короткое время до срока). Понимание своего типа и типа коллег поможет организовать процессы лучше.
Тайм-менеджмент
- Матрица Эйзенхауэра.
Дела распределяются по четырем категориям: важное и срочное, неважное и срочное, важное и несрочное, неважное и несрочное.
- Принцип девяти дел.
Метод известен как «1–3–5». Цель — завершить один крупный, три промежуточных и пять мелких дел в течение дня. - 4D.
Все дела классифицируются в четыре категории: «Сделать», «Делегировать», «Удалить» и «Отложить».
Коммуникативные навыки
Способность налаживать и сохранять связи, проводить обсуждения, отстаивать собственные интересы и так далее.
В область личной эффективности некоторые эксперты включают имидж, эмоциональный интеллект, управление стрессом и способность к обучению – всё, что способствует достижению целей.
Работа с командой
Эффективность руководителя и всего учреждения зависит от управления командой. Если вместо команды существует группа людей, не общающихся друг с другом, ни руководитель, ни учреждение не достигнут успеха. Отсутствие энергии и сил помешает идти к цели, создавать что-то новое и ценное для педагогов, учеников и родителей.
Неумение руководителя делегировать задачи негативно сказывается на его личной эффективности. Из-за этого количество дел увеличивается, а имеющихся ресурсов оказывается недостаточно для их выполнения. Руководители сталкиваются с рядом препятствий при передаче полномочий.
- Ему кажется, что работа будет выполнена лучше, а подходящих работников — нет.
- боится потерять контроль;
- не хочет тратить время на объяснение.
Иногда сотрудники сами сопротивляются новым обязанностям. Тревоги начальника встречают опасения работников. В результате не появляется результатов, и свободного времени тоже не прибавляется.
Руководитель многопрофильного образовательного центра когда-то сталкивался с такой же проблемой. Ольга Белова:
Я долгое время считала, что никто не организует новогодние праздники в центре так хорошо, как я. Все приготовления были на мне, а преподаватели просто приходили в день мероприятия и получали свои роли. Так продолжалось до тех пор, пока я не стала искренне ненавидеть всю подготовку. В результате мы на один год вообще отказались от мероприятий. Тогда команда поняла, что нужно что-то менять. Следующий Новый год готовили все вместе: кто-то рисовал для квестов, кто-то шил костюмы, а другие работали над сценарием и реквизитом, а я только управляла процессом. Получился отличный праздник, который сплотил команду и показал, что делегирование — это ключ к успеху и развитию.
Личная эффективность падает, когда руководитель тратит время на лишний контроль и исправление ошибок подчиненных. Это случается при некорректно сформулированной задаче или ее передаче некомпетентному сотруднику. В этом случае важно подобрать человека, который готов, способен и желает выполнить поставленную работу.
Как достичь командной эффективности
Фасилитационные сессии способствуют организации работы в команде.
Фасилитация Фасилиттация — способ организации общения в группе для поиска идей, обмена опытом и лучшими практиками, достижения общего видения и консенсуса, разработки стратегии организации. Инструменты фасилитации применяются на креативных или стратегических сессиях и при проведении совещаний.
Рабочие встречи часто проходят так: руководитель высказывается, может присоединиться еще кто-то, а остальные молчат. В итоге – ни новых идей, ни стремления что-либо реализовать. Иногда же, если тема слишком актуальная, возникают конфликты, где преобладают эмоции.
Чтобы этого избежать, руководитель может использовать фасилитационные инструменты. Так он сможет организовать беседу так, чтобы каждый мог высказаться, а группа достигла желаемого итога. Общение станет комфортным, продуктивным и экономным по времени.
Новейшие инструменты совместной работы и знания о личной эффективности можно получить на мероприятиях. Ассоциации Лидеров Образования.
Здесь можно комфортно общаться с экспертами, коллегами, людьми с похожими взглядами, пересмотреть собственную работу и чему-то научиться.
Тренинг по личной эффективности для руководителей образовательных организаций раскрывает индивидуальный подход к сотрудникам, учит оценивать степень их зрелости и готовности к работе. Участники отработают навыки делегирования и постановки задач. Овладев ими, руководитель сократит повторные усилия, не будет всё делать самостоятельно. Это освободит время и избавит от необходимости вмещать тысячи дел в восьми- или 16-часовой рабочий день.