Фото: Ирина Боровская / Иллюстрация: Юлия Замжицкая
Исследователи говорят: хроническая нехватка времени и сверхурочная работа — факторы риска. Они влекут за собой эмоциональное выгорание у педагогов. Актуальна эта проблема и для руководителей образовательных учреждений. Решение — не «всё успевать», а грамотно распределять ресурсы. Эксперт канала «Школьная команда» Ирина Боровская — доцент, бизнес-тренер, фасилитатор — рассказала, что такое личная эффективность и как директору школы научиться достигать целей с наименьшими затратами.
Личная эффективность: что это и почему важно для директора
Директор школы управляет большим коллективом. Это разновозрастная команда. Каждый ее участник — со своими бэкграундом, навыками и компетенциями. Приходится балансировать между интересами всех и при этом не забывать про требования образовательных стандартов. Задача непростая, поэтому у руководителей рабочий день часто выходит за рамки восьмичасового. В ежедневнике появляется бесконечный список дел, накапливается общая усталость, и совсем нет свободного времени.
В этих условиях важно развивать устойчивость, уметь бороться со стрессом, использовать все свои сильные стороны, чтобы выбрать правильный путь для себя и для коллектива.
Правильный путь — не работать без устали в режиме 24/7 и все успевать. Если разобраться, в списке могут оказаться ненужные дела, которыми можно вообще не заниматься, или они не работают на стратегические задачи. Гораздо важнее — быть эффективным.
Личная эффективность — это способность человека быстро добиваться результатов и расходовать минимум ресурсов, не теряя при этом в качестве.
Мы не говорим о личной результативности и том, как сделать больше и достигнуть всех целей, мы говорим именно об эффективности.
Работа над личной эффективностью — это отдельный вид деятельности. Не просто «пилить», а остановиться и заточить инструмент — развить новые компетенции. Дополнительные знания позволят определять верное направление движения, вовлечь весь коллектив и найти свой стиль управления.
Профессиональные менеджеры постоянно «прокачивают» личную эффективность, двигаясь по карьерной траектории. Но директора образовательных организаций нередко постигают азы через практику, личный опыт и «набивание шишек». Это не самый лучший путь.
Как стать эффективным директором
В работе с личной эффективностью нет универсальных инструментов, подходящих всем. Все индивидуально, каждый ориентируется на свои особенности, свой психотип, навыки, наработанный опыт.
Кто-то — авторитарный руководитель, кто-то — более демократичный, кто-то берет экспертизой, кто-то зажигает людей харизмой — у каждого свой стиль работы, свои подходы к сотрудникам. Потому набор практик, повышающих личную эффективность, тоже будет индивидуальным.
В то же время есть общие направления, которые помогут наладить работу.
Самоменеджмент
Личная эффективность напрямую связана с развитием профессиональных управленческих и личностных компетенций.
Грамотное целеполагание и планирование
Необходимо выбрать и сформулировать цель, установить «планку» на правильной высоте, определить пути ее достижения. Задача — расставить приоритеты и рационально использовать ресурсы. Кроме того, понимать свои индивидуальные особенности, черты характера, сильные и слабые стороны, подходы к решению задач, которые у вас срабатывают наилучшим образом. В этом помогут:
- Целеполагание на основе SMART.
Аббревиатура SMART отражает пять критериев, которые используют для формулировки целей: конкретность, измеримость, достижимость, релевантность, ограниченность во времени.
Источник: HRLand
- Каскадирование целей и декомпозицию задач.
Каскадирование предполагает распределение целей на несколько уровней и по отдельным сотрудникам — построение «дерева целей».
Источник: BsStudy
- Учет типа производительности.
Люди делятся на два типа: с линейной производительностью (разбивают задачу на много мелких шагов и последовательно их выполняют) и с рывковой (долго собираются, осмысляют задачу и выдают готовый результат за час до дедлайна). Понимание своего типа и типа сотрудников позволит лучше организовать процессы.
Тайм-менеджмент
Это тоже источник повышения личной эффективности. Времени в сутках тайм-менеджмент не прибавит, но поможет сосредоточиться и не отвлекаться. Техник существует множество, нужно выбрать ту, что подходит именно вам. Например:
- Матрица Эйзенхауэра.
Распределение дел по четырем папкам: важное и срочное, неважное и срочное, важное и несрочное, неважное и несрочное.
- Принцип девяти дел.
Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. - 4D.
Все дела распределяют по четырем группам: Do (сделать), Delegate (делегировать), Delete (удалить), Delay (отложить).
Коммуникативные навыки
Умение устанавливать и поддерживать контакты, вести переговоры, представлять и защищать свою позицию и т. д.
Некоторые специалисты к сфере личной эффективности относят также имидж, эмоциональный интеллект, управление стрессом, умение учиться — то, что может помочь в достижении целей.
Работа с командой
Команда — это ресурс, от управления которым тоже зависит личная эффективность. Если команды нет, а вместо нее — некая группа людей, которые друг с другом не коммуницируют, то ни руководитель, ни учреждение не преуспеют. Просто не будет запаса энергии и сил, чтобы идти к цели, создавать что-то новое и ценное для участников образовательного процесса: педагогов, учеников, родителей.
Личная эффективность будет снижаться, если руководитель не умеет делегировать. В этом случае дел скапливается слишком много, а ресурсов на их выполнение не хватает. Передавать полномочия у руководителей не получается по ряду причин:
- он уверен, что сделает работу лучше, и не видит способных сотрудников;
- боится потерять контроль;
- не хочет тратить время на объяснение.
Бывает и так, что сотрудники сами не готовы к принятию новых задач. Опасения руководителя сталкиваются со страхами подчиненных. В итоге: результата нет и времени свободного — тоже.
В свое время с подобной проблемой столкнулась руководитель многопрофильного образовательного центра Ольга Белова:
«Долгое время я была убеждена, что никто не организует новогодние праздники в центре так хорошо, как я. Все приготовления были на мне, а преподаватели просто приходили в день праздничного мероприятия и получали свои роли. Это продолжалось до тех пор, пока я не стала искренне ненавидеть всю новогоднюю подготовку. В результате на один год мы вообще отказались от мероприятий. Тогда команда поняла, что нужно что-то менять, и следующий Новый год мы готовили все вместе. Кто-то рисовал картинки для квестов, кто-то шил костюмы, другие работали над сценарием и сбором реквизита, а я только управляла этим процессом. Получился отличный праздник, который сплотил команду и показал, что делегирование — это ключ к успеху и развитию».
Кроме того, личная эффективность снижается, если руководитель тратит время на избыточный контроль и исправление ошибок сотрудников. Это может произойти, если задача сформулирована неверно или она передана сотруднику, который недостаточно компетентен. Поэтому здесь важно выбрать человека, который готов, может и хочет эту задачу выполнить.
Как достичь командной эффективности
Организовать работу в команде помогают фасилитационные сессии.
Фасилитация (от англ. facilitate — «помогать, облегчать, способствовать») — это способ организовать общение в группе. Фасилитационные инструменты применяются для поиска идей, обмена опытом и лучшими практиками, достижения общего видения и консенсуса, разработки стратегии организации. Их используют на креативных или стратегических сессиях и при проведении совещаний.
Как зачастую проходят рабочие встречи: выступил руководитель, высказался кто-то еще, остальные отмолчались. В результате ни новых идей, ни желания что-то реализовывать. Или наоборот, если тема слишком животрепещущая, то появляется почва для конфликта, где одни эмоции.
Этого можно избежать, если руководитель применяет фасилитационные инструменты. Тогда он сможет выстроить беседу так, чтобы голос каждого был услышан и группа пришла к задуманному результату. Общение будет комфортным, экологичным и результативным, и время не будет потрачено зря.
Освоить новейшие инструменты работы в команде и узнать больше о личной эффективности помогают мероприятия Ассоциации Лидеров Образования.
Это комфортное пространство, где получится пообщаться с экспертами, коллегами, единомышленниками, переосмыслить свою работу и перенять опыт.
На треке про личную эффективность директора образовательных организаций узнают про индивидуальный подход к сотрудникам: как оценивать степень их зрелости и готовности к работе. Участники отработают навыки делегирования и постановки задач. Освоив их, руководитель станет меньше прикладывать повторных усилий, не будет делать все сам. Это освободит время и избавит от необходимости постоянно думать: как уместить тысячу дел в восьми- или даже 16-часовой рабочий день.